องค์ประกอบของเทคโนโลยีสารสนเทศ เป็นระบบสนับสนุนการบริหารงานการจัดการ และการปฏิบัติการของบุคคลไม่ว่าจะเป็นระดับบุคคลระดับกลุ่มหรือระดับองค์การไม่ใช่มีเพียงเครื่องคอมพิวเตอร์เท่านั้นแต่ยังมีองค์ประกอบอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับความสำเร็จของระบบอีกรวม 5 องค์ประกอบ ซึ่งจะขาดองค์ประกอบใดองค์ประกอบหนึ่งไม่ได้ คือ
1. ฮาร์ดแวร์
ฮาร์ดแวร์เป็นองค์ประกอบสำคัญของระบบสารสนเทศ หมายถึง เครื่องคอมพิวเตอร์อุปกรณ์รอบข้าง รวมทั้งอุปกรณ์สื่อสารสำหรับเชื่อมโยงคอมพิวเตอร์เข้าเป็นเครือข่าย เช่น เครื่องพิมพ์ เครื่องกราดตรวจเมื่อพิจารณาเครื่องคอมพิวเตอร์ สามารถแบ่งเป็น 3 หน่วย คือ
หน่วยรับข้อมูล (input unit) ได้แก่ แผงแป้นอักขระ เมาส์
หน่วยประมวลผลกลาง (Central Processing Unit : CPU)
หน่วยแสดงผล (output unit) ได้แก่ จอภาพ เครื่องพิมพ์
2 . ซอฟต์แวร์
ซอฟต์แวร์หรือโปรแกรมคอมพิวเตอร์เป็นองค์ประกอบที่สำคัญประการที่สอง ซึ่งก็คือลำดับขั้นตอนของคำสั่งที่จะสั่งงานให้ฮาร์ดแวร์ทำงาน เพื่อประมวลผลข้อมูลให้ได้ผลลัพธ์ตามความต้องการของการใช้งาน ในปัจจุบันมีซอฟต์แวร์ระบบปฏิบัติงาน ซอฟต์แวร์ควบคุมระบบงาน ซอฟต์แวร์สำเร็จ และซอฟต์แวร์ประยุกต์สำหรับงานต่างๆ ลักษณะการใช้งานของซอฟต์แวร์ก่อนหน้านี้ ผู้ใช้จะต้องติดต่อใช้งานโดยใช้ข้อความเป็นหลัก แต่ในปัจจุบันซอฟต์แวร์มีลักษณะการใช้งานที่ง่ายขึ้น โดยมีรูปแบบการติดต่อที่สื่อความหมายให้เข้าใจง่าย เช่น มีส่วนประสานกราฟิกกับผู้ใช้ที่เรียกว่า กุย (Graphical User Interface : GUI) ส่วนซอฟต์แวร์สำเร็จที่มีใช้ในท้องตลาดทำให้การใช้งานคอมพิวเตอร์ในระดับบุคคลเป็นไปอย่างกว้างขวาง และเริ่มมีลักษณะส่งเสริมการทำงานของกลุ่มมากขึ้น ส่วนงานในระดับองค์กรส่วนใหญ่มักจะมีการพัฒนาระบบตามความต้องการโดยการว่าจ้าง หรือโดยนักคอมพิวเตอร์ที่อยู่ในฝ่ายคอมพิวเตอร์ขององค์กร เป็นต้น
ซอฟต์แวร์ คือ ชุดคำสั่งที่สั่งงานคอมพิวเตอร์ แบ่งออกได้หลายประเภท เช่น
1. ซอฟต์แวร์ระบบ คือ ซอฟต์แวร์ที่ใช้จัดการกับระบบคอมพิวเตอร์ และอุปกรณ์ต่างๆ ที่มีอยู่ในระบบ เช่น ระบบปฏิบัติการวินโดว์ส ระบบปฏิบัติการดอส ระบบปฏิบัติการยูนิกซ์
2. ซอฟต์แวร์ประยุกต์ คือ ซอฟต์แวร์ที่พัฒนาขึ้นเพื่อใช้งานด้านต่างๆ ตามความต้องการของผู้ใช้ เช่น ซอฟต์แวร์กราฟิก ซอฟต์แวร์ประมวลคำ ซอฟต์แวร์ตารางทำงาน ซอฟต์แวร์นำเสนอข้อมูล
คือ ผู้ปฏิบัติงานตามกระบวนวิธีการในกิจกรรมต่างๆ อันได้แก่ การสร้างหรือเก็บรวบรวมข้อมูล บางกลุ่มอาจทำหน้าที่ในการพัฒนาซอฟท์แวร์ขึ้นมาใหม่ๆ ตามความต้องการและในการประมาลผล และอาจเปลี่ยนแปลงโปรแกรมที่มีอยู่แล้วให้สอดคล้องตามความต้องการที่เปลี่ยนแปลงในโอกาสต่างๆ จะเห็นว่าบุคลากรทางคอมพิวเตอร์บางกลุ่มทำหน้าที่สร้างกระบวนการวิธีการให้แก่บุคลากรทางคอมพิวเตอร์กลุ่มอื่นๆ ได้เพื่อให้การทำงานหรือใช้งานด้วยคอมพิวเตอร์ที่มีประสิทธิภาพ
บุคคลที่เกี่ยวข้องกับคอมพิวเตอร์มีหลายประเภท ซึ่งแต่ละประเภทก็มีหน้าที่และความรับผิดชอบแตกต่างกันไปดังนี้
1. ผู้ใช้งานคอมพิวเตอร์ (User)
หมายถึงผู้ใช้งานคอมพิวเตอร์ทั่วไป สามารถทำงานตามหน้าที่ในหน่วยงานนั้นๆ เช่น การพิมพ์งาน การป้อนข้อมูลเข้าเครื่องคอมพิวเตอร์ การส่งจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ เป็นต้น ผู้ใช้คอมพิวเตอร์ไม่จำเป็นต้องมีความรู้ด้านเทคนิคต่างๆ ของคอมพิวเตอร์ก็ได้
2.ผู้ดูแลและซ่อมบำรุงเครื่องคอมพิวเตอร์ (Supporter)
หมายถึงผู้ดูแลและคอยตรวจสอบสภาพเครื่องคอมพิวเตอร์เพื่อให้มีสภาพความพร้อมที่จะทำงานได้ตลอดเวลา กลุ่มนี้จะเรียนรู้เทคนิคการรักษา ดูแลเครื่องคอมพิวเตอร์ ตลอดการต่อเชื่อม ตลอดจนการใช้งานโปรแกรมต่างๆ ค่อนข้างดี
3.ผู้เขียนโปรแกรมคอมพิวเตอร์ (Programmer)
หมายถึงผู้เขียนโปรแกรมตามผู้ออกแบบและวิเคราะห์ระบบคอมพิวเตอร์เป็นผู้กำหนด เพื่อให้ได้โปรแกรมที่ตรงตามวัตถุประสงค์การใช้งานในองค์กร กลุ่มนี้จะศึกษามาทางด้านภาษาคอมพิวเตอร์โดยเฉพาะ สามารถเขียนคำสั่งคอมพิวเตอร์โดยภาษาต่างๆ ได้ และเป็นนักพัฒนาโปรแกรมให้คนอื่นเอาไปใช้งาน
4. ผู้ออกแบบและวิเคราะห์ระบบคอมพิวเตอร์ (System Analysis)
เป็นผู้ที่มีหน้าที่พิจารณาว่าองค์กรควรจะใช้คอมพิวเตอร์ในลักษณะใดจึงจะเหมาะสม เกิดประโยชน์สูงสุดและได้คุณภาพดี เป็นผู้ออกแบบโปรแกรมก่อนส่งงานไปให้โปรแกรมเมอร์ทำงานในส่วนต่อไป
5. ผู้บริหารระบบคอมพิวเตอร์ (System Manager)
เป็นผู้มีหน้าที่บริหารทรัพยากรทุกชนิดที่เกี่ยวกับคอมพิวเตอร์ให้เกิดประโยชน์สูงสุดแก่องค์กร
4.ข้อมูลและสารสนเทศ
ข้อมูล
ข้อมูล (data) คือ ข้อเท็จจริง หรือ เหตุการณ์ที่เกี่ยวข้องกับสิ่งต่าง ๆที่เป็นตัวเลข ข้อความ หรือรายละเอียดซึ่งอาจอยู่ในรูปแบบต่าง ๆ เช่น ภาพ เสียง วีดิโอ ของคน สัตว์ สิ่งของ สถานที่ที่เราสนใจ ฯลฯ การรวบรวมข้อมูล เป็น การเริ่มต้นในการดำเนินงาน การรวบรวมข้อมูลที่ดี จะได้ข้อมูลรวดเร็ว ถูกต้องแม่นยำ ครบถ้วน การรวบรวมข้อมูลเกี่ยวข้องกับเทคโนโลยีหลายวิธี เช่น การใช้เครื่องอิเล็กทรอนิกส์ การใช้โทรสาร การใช้เครื่องวัดต่าง ๆ การใช้ดาวเทียม การออกแบบสอบถาม ฯลฯ
สารสนเทศ
สารสนเทศ (Information) หมายถึง ข้อมูล หรือ สิ่งซึ่งได้จากการนำข้อมูลที่เก็บรวบรวมไว้มาประมวลผล เพื่อนำมาใช้ประโยชน์ตามวัตถุประสงค์ หรือ สารสนเทศ หมายถึง ข้อมูลที่มีความหมายซึ่งสามารถนำไปใช้ประโยชน์ ดังนั้น สารสนเทศจึงหมายถึงข้อมูลที่ผ่านการประมวลผลด้วยวิธีการที่เหมาะสมและถูกต้อง เพื่อให้ได้ผลลัพท์ตรงตามความต้องการของผู้ใช้ โดยอาจเขียนแผนภาพแสดงความสัมพันธ์ระหว่างข้อมูลและสารสนเทศ ดังนี้
ระบบสารสนเทศ
สารสนเทศแบ่งออกตามสภาพความต้องการที่จัดทำขึ้น ดังนี้
1. สารสนเทศที่ทำประจำ
2. สารสนเทศที่ต้องทำตามกฎหมาย
3. สารสนเทศที่ได้รับมอบหมายให้จำทำขึ้นโดยเฉพาะ
ส่วนประกอบของระบบสารสนเทศ
1. บุคลากร
2. ขั้นตอนการปฏิบัติ
3. เครื่องคอมพิวเตอร์
4. ซอฟต์แวร์
5. ข้อมูล
ประเภทของข้อมูล
การแบ่งประเภทของข้อมูล อาจแบ่งได้หลายวิธีแล้วแต่จุดประสงค์ของการแบ่งนั้น ถ้าแบ่งตามการเก็บรวบรวมข้อมูล อาจแบ่งประเภทของข้อมูลเป็น 2 ประเภท คือ ข้อมูลปฐมภูมิ กับ ข้อมูลทุติยภูมิ
ข้อมูลปฐมภูมิ คือ ข้อมูลที่ได้จากการเก็บรวบรวมหรือบันทึกจากแหล่งข้อมูลโดยตรง อาจได้จากการสอบถาม การสัมภาษณ์ การสำรวจ การจดบันทึก
ข้อมูลทุติยภูมิ หมายถึงข้อมูลที่มีผู้อื่นรวบรวมไว้แล้วบางครั้งอาจมีการประมวลผลเป็นสารสนเทศไปแล้ว ผู้ใช้ข้อมูลไม่ได้ไปสำรวจเอง ตัวอย่างเช่นข้อมูลสถิติต่าง ๆ ที่มีผู้ทำไว้อาจเป็นหน่วยราชการตลอดจนได้มาจากเครื่องมือวัดต่าง ๆ ข้อมูลปฐมภูมิจึงเป็นข้อมูลพื้นฐานที่ได้มาจากจุดกำเนิดของข้อมูล
คุณสมบัติของข้อมูล ข้อมูลที่ดีควรมีคุณสมบัติ ดังนี้
1. ความถูกต้อง
2.ความรวดเร็วและเป็นปัจจุบัน
3. ความสมบูรณ์
4. ความชัดเจนและกระทัดรัด
5.ความสอดคล้อง
การจัดทำข้อมูลให้เป็นสารสนเทศและการดูแลสารสนเทศ
1.การรวบรวมและตรวจสอบข้อมูล
2. การดำเนินการประมวลผลข้อมูลให้เป็นสารสนเทศ
3. การดูแลรักษาสารสนเทศเพื่อการใช้งาน
การรวบรวมและตรวจสอบข้อมูล
ประกอบด้วย การเก็บรวบรวมข้อมูล การตรวจสอบข้อมูล การเก็บรวบรวมข้อมูล ต้องเก็บข้อมูลให้มากพอ และทันต่อเวลา การตรวจสอบข้อมูล ข้อมูลที่เก็บมาต้องมีการตรวจสอบความถูกต้อง ให้มีความเชื่อถือได้ วิธีการตรวจสอบมีหลายวิธีแล้วแต่ความเหมาะสม ถ้าพบข้อผิดพลาดของข้อมูลต้องแก้ไข ข้อมูลที่จะนำไปใช้หรือเก็บบันทึกไว้ต้องถูกต้อง
การประมวลผลข้อมูลให้เป็นสารสนเทศ ประกอบด้วย
1. การจัดแบ่งกลุ่มข้อมูล
2. การจัดเรียงข้อมูล
3. การสรุปผล
4. การคำนวณ
การดูแลรักษาสารสนเทศเพื่อการใช้งาน ประกอบด้วย
1. การเก็บรักษาข้อมูล
2. การค้นหาข้อมูล
3. การทำสำเนาข้อมูล
4. การสื่อสาร
การประมวลผลข้อมูลด้วยคอมพิวเตอร์
แบ่งตามสภาวะการนำข้อมูลมาประมวลผลได้เป็น 2 แบบ คือ
1. การประมวลผลแบบเชื่อมตรง (online processing) เป็นการประมวลผลแบบที่ข้อมูลวิ่งจากปลายทางไปยังเครื่องที่ใช้ในการประมวลผล การประมวลผลแบบนี้เป็นการประมวลผลแบบทันทีทันใด เช่น การจองตัวเครื่องบิน การเบิกเงินจากเครื่อง เอทีเอ็ม ฯลฯ
2. การประมวลผลแบบกลุ่ม (batch processing) เป็นการประมวลผลเป็นครั้ง ๆ โดยมีการรวบรวมข้อมูลไว้ก่อนเมื่อต้องการผลก็นำข้อมูลมาประมวล การทำโพลสำรวจ
5. ขั้นตอนการปฏิบัติงาน
ขั้นตอนการปฏิบัติงานที่ชัดเจนของผู้ใช้หรือของบุคลากรที่เกี่ยวข้องก็เป็นเรื่องสำคัญอีกประการหนึ่ง เมื่อได้พัฒนาระบบงานแล้วจำเป็นต้องปฏิบัติงานตามลำดับขั้นตอนในขณะที่ใช้งานก็จำเป็นต้องคำนึงถึงลำดับขั้นตอนการปฏิบัติของคนและความสัมพันธ์กับเครื่อง ทั้งในกรณีปกติและกรณีฉุกเฉิน เช่น ขั้นตอนการบันทึกข้อมูล ขั้นตอนการประมวลผล ขั้นตอนปฏิบัติเมื่อเครื่องชำรุดหรือข้อมูลสูญหาย และขั้นตอนการทำสำเนาข้อมูลสำรองเพื่อความปลอดภัย เป็นต้น สิ่งเหล่านี้จะต้องมีการซักซ้อม มีการเตรียมการ และการทำเอกสารคู่มือการใช้งานที่ชัดเจน
ขั้นตอนการปฏิบัติงาน เป็นส่วนสุดท้ายของการจัดการสารสนเทศ ซึ่งรายละเอียดหรือขั้นตอนการทำงานขึ้นอยู้กับชนิดของสารสนเทศ หรือรายละเอียดปลีกย่อย ซึ่งจะทำให้ขั้นตอนอาจแตกต่างกันออกไปบ้าง ในที่นี้ขอยกตัวอย่างดังนี้
ขั้นตอนการปฏิบัติงาน ระบบจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในส่วนที่ผู้ใช้สามารถกำหนดการใช้งานได้เองนั้น เกิดจาก การทำงานของผู้ที่เกี่ยวข้องดังนี้
1.ผู้ดูแลโครงการ
2.ผู้ดูแลระบบ
3.ผู้นำเข้าข้อมูล
4.ผู้ใช้งานทั่วไป หรือ ผู้สืบค้นข้อมูล
หน้าที่ของผู้ใช้งานแต่ละระดับ
1.ผู้ดูแลโครงการ – กำหนดรหัสและชื่อระบบงานที่ผู้ใช้งานต้องการ – กำหนดรหัสผู้ดูแลระบบของแต่ละระบบงาน
2.ผู้ดูแลระบบ -ดัชนีเอกสารสร้างระบบจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ของหน่วยงาน โดยกำหนดโครงสร้างของระบบ เช่น, รายการที่ต้องการสืบค้น หรือ แสดงออกทางรายงาน -กำหนดค่าเริ่มต้นต่าง ๆ ของระบบ -กำหนดระดับและรหัสผู้ใช้งาน พร้อมทั้งให้สิทธิในการทำงานกับผู้ใช้งานแต่ละระดับ
3.ผู้นำเข้าข้อมูล -นำเข้าข้อมูล ด้วยการบันทึกดัชนีเอกสาร , scan ภาพเอกสาร , แนบแฟ้มดิจิตอล -แก้ไขเพิ่มเติม / ลบข้อมูล ที่จัดเก็บในระบบต่าง ๆ ของหน่วยงาน *ผู้ใช้งานแต่ละคนจะมีสิทธิในการทำงานต่าง ๆ กันตามสิทธิที่ได้รับจากผู้ดูแลระบบ
4.ผู้ใช้งานทั่วไป หรือ ผู้สืบค้นข้อมูล -สืบค้นข้อมูล เพื่อการอ้างอิงหรือปฏิบัติงาน -พิมพ์ภาพเอกสารระบบจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น